por Jorge Chavez-Tafur

El término “capitalización de experiencias” es usado cada vez con más frecuencia para referirnos al proceso por el cual un proyecto o programa, o una experiencia en particular, es descrito y analizado en detalle, resultando en lecciones que pueden ser compartidas y que pueden ser utilizadas para mejorar las intervenciones de desarrollo.

De manera similar a un proceso de sistematización, este es visto como un enfoque que ayuda a identificar innovaciones y prácticas específicas, y que ayuda, sobre todo, a entender las razones detrás de su éxito o fracaso. Uno de los mayores beneficios de un proceso de capitalización de experiencias es que involucra a todos aquellos que son o que fueron parte de la experiencia.

Pero ¿cómo promover un proceso de éstos? ¿Qué pasos son lo que hay que seguir para completarlo? Y una vez que hemos decidido impulsarlo, ¿cómo facilitamos la participación de diferentes personas? Estas fueron algunas de las preguntas que nos planteamos en el Centro Técnico para la Cooperación Agrícola y Rural (CTA) hace unos cinco años, y que dieron inicio a un proyecto implementado en conjunto con  el Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura (IICA) y la Organización de Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura (FAO), con el apoyo financiero del Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA). Entre 2016 y fines del 2019, el proyecto respondió a la necesidad de desarrollar habilidades específicas para la descripción y el análisis de experiencias puntuales, para la identificación de lecciones y recomendaciones, su diseminación y uso. Trabajando en diferentes partes del mundo y centrado en el análisis de los pasos a seguir, el proyecto apuntó a la adopción de un proceso de capitalización de experiencias a diferentes niveles. Para ello intentamos hacer una capitalización de la experiencia que estábamos comenzando; obtener lecciones sobre el proceso mismo y validar el enfoque seguido.

¿Qué hicimos?

Las actividades comenzaron en África del Este, cubriendo luego Asia y América Latina. En cada región organizamos varios procesos en donde seguimos el enfoque de “aprender haciendo”: más que hablar de la capitalización de experiencias, lo que intentamos fue iniciar procesos de capitalización. Así, junto a muchos talleres de capacitación, una de las estrategias seguidas fue la formación de una Comunidad de Práctica, involucrando a todos aquellos que fueron parte de los cursos y talleres. Nuestro interés era complementar las discusiones que se daban cara a cara en cada uno de los talleres, y permitir también el intercambio de información entre participantes de diferentes regiones. Uno de los sub-grupos de esta Comunidad de Práctica sirvió para intercambiar ideas e información en español.

Las discusiones se centraron en la necesidad de una descripción detallada y en la importancia del análisis, buscando las razones detrás de los resultados (o de la falta de resultados). Pero la idea no era sólo mirar hacia atrás: uno de los aspectos que fue discutido a lo largo de todo el proyecto fue la necesidad de prestar especial atención a la adopción o “uso” de los resultados de un proceso de capitalización. Tanto en los talleres como en las discusiones en línea, estas discusiones mostraron que se necesita desarrollar planes de acción y que se deben compartir las lecciones encontradas en el camino con un público meta específico. Un experto en comunicación nos ayudó a armar un sistema para identificar el grupo meta y seleccionar los mejores productos y los mejores caminos para llegar a él. A su vez, la búsqueda de lecciones también consideró la institucionalización del proceso.

Los talleres y los procesos de capacitación analizaron las condiciones necesarias para esta institucionalización, considerando las políticas o prácticas que son necesarias, o los factores (externos e internos) que deben ser tomados en cuenta. Esto fue seguido por la preparación de un plan detallado, incluyendo actividades puntuales, los nombres y las responsabilidades de cada uno de los involucrados, o los recursos necesarios. Muchos de los participantes pusieron sus planes en marcha, y pudieron mostrar los resultados en una de las últimas actividades del proyecto: el libro  “Experience capitalization: Working towards its institutionalization”, el que da cuenta de 25 casos que muestran lo que ellos hicieron y lo que lograron al respecto.

Validar una metodología

Al igual que con cualquier proyecto, CTA organizó un proceso de evaluación externa con la cual se buscó medir actividades y resultados, y extraer lecciones específicas que pudiesen servir como recomendaciones puntuales. El proceso más interesante, sin embargo, fue el análisis continuo que se hizo de las actividades y de los resultados inmediatos. La idea de capitalizar nuestros procesos de capitalización de experiencias (a manera de “meta capitalización”) permitió mostrar semejanzas y diferencias entre los diferentes grupos involucrados.

La fuente más importante de lecciones fueron los mismos participantes: una actividad regular a lo largo de todo el proyecto fue la de recoger su opinión y sus ideas, realizando entrevistas, editando pequeños artículos y colocando toda esta información en internet;  siguiendo los mismos pasos o etapas de un proceso de capitalización. Siendo escritos por aquellos que estuvieron directamente involucrados en las diferentes etapas del proyecto, los diferentes estudios de caso sirvieron como insumo para las discusiones y para los talleres de capacitación que organizamos. Algunos de ellos fueron incluidos en la publicación “From theory to practice: trying out a new approach”.

Lógicamente, los estudios de caso señalaron que cada proceso fue diferente, dependiendo en gran medida del contexto específico en que se celebrara cada taller y de los participantes que se incorporaran. Pero cada proceso mostró los principales elementos del enfoque, y la reflexión ayudó a los participantes a identificar los pasos o ideas que nos ayudan a describir y analizar en detalle una experiencia particular. Más importante aún, ayudaron a identificar por qué es que estos pasos o ideas funcionan. Así descubrimos, por ejemplo, que la organización de talleres presenciales en cada región no es siempre eficiente (y algo imposible de hacer estos días). Otra dificultad regular estuvo en la duración del proceso de documentación y publicación, lo que demoró aún más las actividades planeadas para impulsar la adopción y la institucionalización.

Uno de los principales retos que tuvimos fue identificar personas que faciliten cada proceso. Fue por ello que tuvimos que cambiar el orden de las actividades y centrarnos primero en un proceso de capacitación general a partir del cual pudimos encontrar a aquellas personas que pasaron a asumir un rol de facilitador. Fue con la idea de apoyar a estos nuevos facilitadores que el proyecto se propuso desarrollar cursos en línea (webinars) y diseminar información de diferentes maneras.

Otra dificultad fue la de facilitar las discusiones en línea. Aun cuando llegamos a tener más de quinientas personas enlistadas como miembros de la Comunidad de Práctica, muchos de los intercambios en los que ellos estuvieron involucrados se centraron en la preparación de un taller presencial. En muchos casos fue difícil lograr que participen de manera más activa, algo que intentamos solucionar con la organización de un curso para facilitadores virtuales y con la identificación de “supra-facilitadores” en las diferentes regiones.

Resultados

Si bien es difícil mostrar los resultados de un proyecto luego de un periodo relativamente corto, después de 3 años ya podíamos decir que el proyecto mostraba resultados positivos: con más de 450 participantes, pudimos completar más de 120 procesos de capitalización de experiencias.

Los resultados de estos diferentes procesos fueron presentados en diferentes eventos, como en una conferencia internacional organizada por la Universidad de Wageningen  (Abril 2018); en el encuentro regional del FIDA para África occidental en Mauritania, o en la conferencia bianual de la Asociación Africana de Evaluación (AFREA) en Abidjan.

Lo más interesante es que pudimos validar el enfoque adoptado, mostrando la necesidad de dar pasos específicos. El proceso que seguimos mostró que debíamos continuar apoyando y fortaleciendo la Comunidad de Práctica, apoyar a los “paladines” (champions) que están ahora a cargo de la facilitación de los diferentes procesos en las diferentes regiones, o bien que debíamos mejorar los vínculos con los procesos de monitoreo y evaluación existentes en un proyecto u organización. En términos más amplios, nos permitió mostrar lo que funciona y lo que no funciona cuando se facilita un proceso de capitalización de experiencias, y en base a ello presentar recomendaciones puntuales.

Todo esto quedó plasmado en una guía que fue publicada en inglés y en francés. Como resultado principal de nuestros esfuerzos por validar el enfoque, esta guía muestra lo que aprendimos y lo que recomendamos a quien busca organizar y apoyar un proceso de capitalización de experiencias: cómo prepararlo; cómo hacer participar a los diferentes interesados; a qué prestar atención durante las sesiones de capacitación presenciales o en línea; cómo fomentar la adopción de las ideas clave del proceso; y cómo apoyar la institucionalización del enfoque.

La principal lección, sin embargo, es que lo que nosotros “aprendimos haciendo” está lejos de ser una receta que debe cumplirse al pie de la letra. Cada proceso será diferente y cada facilitador deberá adaptar su trabajo al contexto y a los participantes. Tendrá que prepararse muy a fondo con antelación, pero también tendrá que improvisar y adaptar continuamente sus planes. Es sólo así que será posible capacitar, apoyar, motivar y comprometer a todos los participantes, y sólo de esa manera es que el trabajo dará buenos resultados. Lo crucial es que el proceso de aprender-haciendo continúe generando nuevas lecciones y recomendaciones que inspirarán a otros facilitadores. Lo que nos toca ahora es seguir documentando y compartiendo todo esto.